如何評估和購買商業訂單管理軟件及相關公司管理軟件？
2019-5-5 / 已閱讀：2558 / 上海邑泊信息科技
這篇文章不只是針對特定規模的公司和業務，它適用于您的初創微型企業、中小企業、和大型集團跨國公司的訂單管理軟件采購決策。同時這里不是在談論特定的軟件解決方案。您計劃購買的軟件解決方案可能會用于會計、商業智能、ERP、CRM、客戶中心、維護管理或其他類型的應用程序。有一點是肯定的，在本文的幫助下，您將能夠了解評估和購買訂單管理軟件及相關公司業務管理軟件解決方案的正確過程。
我們從事軟件業務已經很多年了，我們看到了很多細節，這些事情往往會給許多尋求更好軟件解決方案的公司帶來困惑和猶豫。一些公司不能放棄他們的遺留系統，而一些公司一旦新系統到位，就會遇到技術障礙。雖然這是軟件獲取和實施背后的基本真理，但購買商業軟件解決方案的令人激動的是，有一個明確而明顯的證據表明，今天成千上萬的公司通過這項技術正在把他們各自的業務使用現代化的管理軟件量化和升級，并且對這些帶來的效率提升和競爭優勢感到滿意。他們的收入大幅增加，增長仍在繼續。而且說起來很容易；許多來自《財富》500強公司的人因為他們聰明地獲得的商業軟件而賺了很多錢。
所以，讓我們直說吧。為了獲得能夠使您的組織實現其目標的業務軟件，您應該做些什么？答案很簡單: 評估和購買正確的商業軟件。是的，這就是你需要做的，肯定可以幫助你在戰略上做好這一點.
(1). 考慮您的組織的需求
讓我們假設，在這一點上，整個管理團隊都同意，你已經準備好投資于某個管理軟件應用程序了。預算已經公開披露，將參與購置過程的關鍵人員已經確定。因此，是時候以項目管理的方式來處理事情了。
(2). 定義項目
每個業務軟件解決方案都根據應用程序類型、功能、部署模型、市場規模和定價模型進行分類。請記住，我們在這里的目標是評估和購買一個商業管理軟件產品（比如最常見的訂單管理軟件），將適合您的業務的規模和目前的需求。所以項目管理團隊首先應該嘗試處理的是根據軟件行業設置的類別來準確地定義您的業務的實際需求。此外，通過執行此活動，您已經在縮小搜索正確解決方案的范圍。現在，考慮將這份常見問題解答列表提交項目管理，并旨在提出明確的答案。
需要什么類型的軟件？它是集成套件、最佳品種套件還是行業特定？詢問你的總經理的主要議程，并從這些可用的選項中找到完美的匹配。
核心和次要功能是什么？您是否正在尋找基本的、高級的或高端功能？列出每個類別的具體功能，讓部門經理和主管對這個名單有自己的見解。
您將如何部署該系統？它是內部部署、基于云、托管還是基于移動？在IT經理的幫助下權衡這些選項。
您是否選擇了第1層、第2層或第3層供應商？他們提供的解決方案是根據其目標市場：創業企業、中小企業或跨國公司的規模制定的。請尋求您的財務經理的建議，因為將您的財務能力與供應商為您提供的解決方案的成本相匹配非常重要。
您是否愿意為永久軟件許可證或基于訂閱的解決方案支付更好的方式？有多少用戶，他們在使用系統時的角色是什么？從未來的最終用戶那里獲得反饋，因為他們更清楚在使用系統時可能會遇到哪些挑戰和風險.
完成物料清單或要求列表
在對上述問題給出明確答案后，我們可以說項目已經定義。您的采購團隊現在已準備好在此解決方案的采購過程中發揮其作用。但是，為了使他們正確地執行作業，他們必須有完整的要求列表：功能、規格、硬件和軟件產品。換言之，必須將最終、完整和準備充分的材料清單移交給采購主管。不用說，每個人在任何時候都在遵循公司的采購和采購協議是非常重要的.
(3). 征求建議書 (RFP)
RFP流程將使一切都成為形式。由于您更有可能從事不經常購買軟件產品的業務，因此在將其發送給潛在解決方案提供商之前，您的RFP結構良好至關重要。
起草RFP，包含項目管理會議期間討論的所有相關信息的RFP將使提供商能夠將其完整且實質性的建議返回給您。因此，您的RFP基本上應包含以下內容：
簡介
公司名稱
使命和目標
RFP的目的 (或軟件解決方案的需要)
業務背景
組織架構
現狀 (IT 基礎設施、目前正在使用的系統、系統問題和所需解決方案等)
軟件采購的主要目標
對具體要求的要求
解決方案功能
系統規格
供應商公司信息
價格模型，服務計劃，套餐選項
其他重要咨詢 (如有必要)
(4). 發送RFP
結構良好的RFP將帶來很多好處，特別是當收到來自不同供應商的建議，然后進行審查和分析時。將您的RFP發送給至少3到5個提供商 (或您在項目定義階段已經入圍的潛在客戶)。根據解決方案的復雜性，大多數供應商都會在一段時間內發送他們的建議，對于集成套件解決方案，可能需要4至6周的時間。
為什么還要發送 RFP？
如果您的首選解決方案 (如基于云的解決方案)和服務計劃或包已經顯示在供應商的網站上，是否真的需要RFP？嗯，是的，你還需要經歷RFP過程。對于大多數銷售人員來說，他們當然知道供應商網站上出現的數字通常是“掛牌價格”，而不是“實際價格”。更重要的是，供應商的建議 (對RFP的回應)將作為你談判的主要基礎。因此，發送RFP是一項嚴格的要求。
(5). 跟進與 RFP 相關的問題
更多的時候，您向其發送RFP的供應商會提出問題和擔憂。你必須以最專業的精神招待他們。正在尋求與RFP相關的進一步澄清的解決方案提供商由專業軟件專家組成，他們希望盡可能地幫助您的組織。
(6). 評估建議
在將每個建議的內容制表時，請務必參考已確定的物料清單。此過程的一部分是檢查此特定供應商提供的功能，并將不需要的功能劃掉。在使用電子表格輔助制表過程時，應始終將文檔建議放在表中，并允許項目管理團隊逐一對其進行審核。全面評估建議有助于加強您的決策過程。再進行一輪頭腦風暴，并提供您首選解決方案提供商的名稱。
在選擇最終供應商時，考慮以完全真誠的誠意回答這些問題：
哪個供應商可以為您的組織提供長期利益？
從采購到全面實施，哪家供應商可以提供最好、最誠實的服務？
哪個供應商愿意把大部分時間用在更好地服務客戶上？
請聯系此解決方案提供商，并以您自己的戰略方法，嘗試獲得上述三個重要問題的答案。在大多數情況下，真正想證明其能力的供應商會在更高的層面上提供產品演示。其他人甚至會邀請你檢查他們已經部署和工作的系統。請隨時與這種類型的供應商聯系。執行模擬和測試，無論是基于云的還是內部部署解決方案。檢查所有方面和角度，特別是那些您的項目管理團隊想真正深入了解的方面和角度。只要它能幫助你做出更好的決定，就可以考慮做所有可用的選項，為了組織的利益。
(7). 進入談判流程
大多數解決方案提供商在定價方面都是靈活的。雖然最終的決定權往往是在賣方方面的銷售人員的嘴上，但一個好的談判過程總是可以給雙方帶來雙贏的局面。雖然談判有時不能在一次會議上解決，但每當與你的供應商談判時，都要誠實地對待你的意圖。如果是關于你的預算，那就清楚地證明它是合理的。如果是關于他們的服務計劃，告訴他們的解決方案缺少什么。說到底，最重要的事情應該發生的是，你們倆都在握手，希望把談判過程做好 .
(8). 簽合同
那么，對于一份涉及大量投資的合同，你打算怎么做呢？有三種項目管理方法.
讓你的法務團隊幫助您。他們知道該怎么做，或多或少他們會告訴你合同是否有問題。給他們足夠的時間復習，然后再貼上簽名，然后最終蓋章.
根據您希望在合同中澄清的技術方面聘請顧問。如果是工作范圍 (SOW)，則軟件實施專家是正確的人選。如果與復雜的法律條款和條件有關，律師可以提供幫助。如果與錢有關，必要時邀請會計師進行徹底的審查和計算。
始終考慮咨詢您的項目管理團隊。請記住，IT經理、財務主管和總經理都是團隊成員。他們將是簽字人，在簽署合同協議時，他們知道什么最符合公司利益。
從評估到采購階段，重要的是項目經理必須承擔起全面的責任，監測在團隊成員中確定和分配的所有工作。這就是為什么在購買管理業務軟件解決方案時，委派合適的項目經理也是一個重要的考慮因素。再次強調，無論您的公司規模大小，使用項目管理方法總是會讓您獲得更好的結果，即獲得您為正確的業務管理軟件解決方案支付的費用.
為您的企業尋找合適的商業軟件咨詢顧問和合作伙伴。
正確的業務軟件選擇是成功部署和業務增長的前奏。找到正確的解決方案不一定復雜，也不一定要花幾天或幾周的時間。
